LA RISERVATEZZA NEL CONDOMINIO

(non completamente esaustiva)
 

La diffusione delle notizie e dei dati personali dei singoli condomini, di cui l'amministratore ed i suoi collaboratori vengono a conoscenza a causa dell'esercizio dell'amministrazione condominiale, che non possono essere utilizzati e comunicati indiscriminatamente senza il consenso espresso degli interessati, è regolata dalla c. d. Legge sulla privacy che entra a pieno titolo nell'amministrazione  condominiale. 
La legge 675 del 1996, che prevede la figura del Garante per  la Protezione dei Dati Personali, quale  autorità che sovrintende alla sua applicazione, prevede vincoli, controlli e limitazione nella  raccolta, archiviazione ed utilizzo dei dati personali effettuati nell’esercizio di un’attività. 
Diversamente dagli altri soggetti raccoglitori di dati, l'amministratore di condominio, come da art.7 comma 5 della legge, è esonerato dall'obbligo  di notificare  preventivamente al GARANTE l'attività di trattamento dei dati. E' stato riconosciuto, dal GARANTE, con il parere del 19.05.2000 e con il provvedimento del 23.10.2000,  che i condomini non sono soggetti terzi rispetto al trattamento dei dati raccolti allo scopo della gestione condominiale, ma che i condomini stessi sono tutti contitolari del trattamento, competendo quindi a tutti le decisioni sulle modalità e finalità del trattamento così come prevede l’articolo 1 della legge.
L’amministratore però è il responsabile del trattamento dei dati di tutti i  condomini in base al suo mandato e non può negarne il diritto all’accesso agli altri condomini titolari del trattamento. L’amministratore del condominio (ed i suoi collaboratori), potrà comunicare quindi, solamente, agli altri condomini, quelle informazioni che risulteranno indispensabili per la gestione condominiale e che attengono direttamente alla stessa, ossia i prospetti contabili contenenti le posizioni attive e passive e gli elenchi dei proprietari con la documentazione delle titolarità dei beni. Non dovrà comunicare  recapiti telefonici e le altre informazioni di cui potrà essere a conoscenza per l'esercizio del suo mandato, in quanto tali informazioni non sono necessarie per la gestione condominiale.
L’inosservanza di quanto sopra  potrebbe provocare la richiesta di revoca dall’incarico oltre ad essere oggetto dell’azione per il risarcimento del danno prevista dall’art.2050 C.c.  da parte dei condomini interessati ed anche alla pena della reclusione da tre mesi a due anni oltre alle eventuali sanzioni amministrative. Con l'entrata in vigore del D.Lgs. n. 196/2003, la contrapposizione tra gli interessi dei condomini e quelli del condominio ha generato nuove problematiche di non facile soluzione con rilevanza penale e civile.

Il GARANTE, a fronte di quanto precede, in data 18 maggio 2006 ha emesso un provvedimento generale che regola:

- la titolarità del trattamento nell'ambito della gestione condominiale;

- la tipologia dei dati trattati;

- la circolazione dei dati relativi alla gestione condominiale;

- le misure di sicurezza sulla gestione dei dati;

- il trattamento dei dati personali;

Una sintesi del suddetto provvedimento è stato redatta dal relatore, facente parte dell'Ufficio del Garante, che costituisce una guida operativa per gli operatori del condominio, denominata  "Vademecum del Palazzo" in dieci punti come seguono:

1)                 il condominio, e per esso l'assemblea, l'amministratore, il portiere o qualsiasi altro dipendente, può trattare soltanto le informazioni personali pertinenti dei condomini o di terzi ed esclusivamente nel rigoroso rispetto delle finalità sue proprie ossia l'attività di gestione ed amministrazione delle parti comuni o tali da determinare entrate od uscite dei partecipanti al condominio. Sono trattabili dati anagrafici ed indirizzi per la convocazione in assemblea o per qualsivoglia comunicazione inerente la vita condominiale, quote millesimali, e dati accessori necessari al loro calcolo nonché i dati necessari al calcolo di oneri specifici;

2)                 Al fine di esercitare i controlli in ordine all'esattezza dell'importo dovuto a titolo di contributo per la manutenzione delle parti comuni e per l'esercizio  dei servizi comuni, ciascun partecipante può essere informato in ordine all'ammontare della somma dovuta da altri sia al momento del rendiconto annuale sia previa richiesta all'Amministratore. Al contrario non possono essere divulgate spese o morosità all'infuori di tale specifico ambito con la conseguenza che è fatto assoluto divieto di esporre tali dati in bacheca o comunicarli ad eventuali fornitori o terzi in qualunque forma o circostanza;

3)                 I numeri di telefonia fissa e mobile, l'indirizzo e-mail possono essere utilizzati da amministratore o portiere solo se facenti parte di elenchi pubblici oppure se il titolare di detti contatti è consenziente. In ogni caso bisogna tenere ben presente il principio di proporzionalità in relazione all'utilizzo di tali numeri, con particolare riguardo a frequenze ed orari di chiamata, ma anche a casi di necessità ed urgenza;

4)                 Il trattamento dei dati personali di natura sensibile ed il trattamento dei dati giudiziari, che sappiamo essere quelli più fortemente tutelati dalla normativa sulla privacy, sarà possibile soltanto quando esso risulti effettivamente indispensabile al compimento delle attività di amministrazione, altrimenti esso è da ritenersi gravemente illecito;

5)                 Soltanto in presenza del consenso dell'interessato ovvero dei presupposti previsti dall'art. 24 del codice sulla privacy – il quale elenca le ipotesi in cui il trattamento può essere effettuato senza il consenso, come ad esempio, nei casi in cui sia necessario per adempiere ad un obbligo previsto dalla Legge ovvero da un contratto del quale è parte l'interessato o ancora sia necessario alla salvaguardia della vita o dell'incolumità fisica di un terzo – si può procedere a comunicazioni nel rispetto della dignità dell'interessato;

6)                 Per la concreta salvaguardia della privacy occorre che la conservazione dei verbali assembleari e dei prospetti contabili avvenga al riparo di possibili intrusioni di terzi;

7)                 Tecnici o consulenti hanno la possibilità di partecipare all'assemblea condominiale per il solo tempo necessario alla discussione sui punti all'ordine del giorno attinenti alle loro richieste specifiche competenze;

8)                 Gli spazi condominiali sono utilizzabili soltanto per avvisi aventi carattere generale e non per la trattazione di affari che comportano il trattamento di dati personali o che siano comunque riferibili ai singoli condomini;

9)                 I dati riferibili all'intera gestione condominiale possono essere sempre conosciuti direttamente dall'amministratore o da altro rappresentante dei condomini e possono essere richiesti da ciascun partecipante al condominio;

10)            Ciascun condomino o altro partecipante, ai sensi dell'art. 7 del codice della privacy, può presentare istanza all'amministratore per accedere ai propri dati e, in caso di mancato riscontro, può ricorrere al Garante od al magistrato competente. Per ogni trattamento dei dati non conforme alla normativa o al provvedimento del Garante è possibile rivolgere reclamo ex att. 142 c.p.c. Alla stessa autorità, nelle modalità e nelle forme previste ovvero, proporre una segnalazione ex art. 144 c.p.c. Indicando, in ogni caso, ogni elemento conosciuto;

e quindi, la presenza di estranei nella stessa assemblea, ad esempio di un tecnico chiamato per parlare di altri argomenti, potrebbe essere inopportuna.

Si è occupato della vicenda il Garante per la protezione dei dati personali, il quale, con un provvedimento del 18 maggio 2006 ha affermato che "possono comunque partecipare all’assemblea soggetti terzi (ad esempio, tecnici o consulenti) per trattare i punti all’ordine del giorno per i quali i partecipanti ne ritengano necessaria la presenza (cfr. Provv. 19 maggio 2000, cit.); con l’assenso dei partecipanti o sussistendo le condizioni previste da specifiche disposizioni normative (quale ad esempio l’art. 10 della legge 27 luglio 1978, n. 392 sulla disciplina delle locazioni di immobili urbani) potrà partecipare all’assemblea il conduttore di un immobile del condominio.

In sostanza, quindi, gli estranei al condominio (tecnici, legali, inquilini, ecc.) potranno partecipare all’assemblea, solamente se autorizzati dal Presidente della stessa, che dichiara nel verbale la regolarità della loro presenza, assumendosene la responsabilità di fronte alla Legge, limitando tassativamente la discussione ai soli argomenti in cui possono intervenire:

a) solo per il tempo necessario ad discutere l’argomento all’ordine del giorno inerente le questioni di loro interesse;

b) in tutti quei casi indicati  espressamente indicati dalla legge (es. per gli inquilini questioni relative all’uso dell’impianto di riscaldamento e condizionamento e tassativamente non per altro);

c) in tutte quelle altre circostanze in cui vi sia l’esplicito consenso dei condomini titolari dei dati sensibili.

Quanto sopra è in parte in contrasto con la sentenza della Cassazione Civile a sezioni riunite dell'8 aprile 2008, n. 9148. Infatti detta sentenza che non ritiene più applicabile il principio della solidarietà in base al quale ogni condomino poteva essere chiamato all'adempimento integrale del corrispettivo dovuto al terzo contraente, introduce il concetto di parziarietà nell'estinzione della obbligazione con la conseguenza che i singoli condomini sono obbligati soltanto entro il limite della rispettiva quota millesimale di partecipazione alle spese.

 Un altro problema che si pone e che ancora non  trova facile soluzione, è quello della installazione di videocamere di sorveglianza nelle parti comuni condominiali.